الخزائن المستوردة وصلت تالفة أو غير كاملة؟ إنشاء ملف إثبات التسليم

في حالة وصول الخزانات المستوردة بعبوة تالفة أو بها نقص أو مكون تالف، قم بتسجيل ما وصل قبل فصل الأدلة عن الشحنة. احتفظ بعدد وحدات التسليم وتعريف الكرتون وأجزاء الخزانة الفردية المتصلة في ملف تناقض واحد. قم بإخطار المورد المعني ومسؤول النقل على الفور، وتحقق من الإجراء المطبق على الشحنة الفعلية. يساعد هذا الدليل في تنظيم الأدلة؛ فهي لا تقرر المسؤولية أو تحدد موعدًا نهائيًا للمطالبة الشاملة أو تعد بالتعويض.

التمييز بين ثلاثة اختلافات مختلفة

إن البليت المفقود والكرتون المثقوب والمفصلة المفقودة ليست أوصافًا قابلة للتبديل. ابدأ بالوحدة المادية المتضررة، ثم قم بتوصيلها بالأمر. تجنب ذكر السبب قبل التحقق من سجلات الشحن والتعبئة.

وهذا التمييز مفيد حتى عند حدوث عدة مشاكل معًا. يمكن أن تحتوي الشحنة الواحدة على نقص في الشحن وسؤال منفصل لتحديد الجزء. إن إعطاء كل إصدار سطرًا خاصًا به يتجنب فقدان ملاءمة صغيرة ولكنها ضرورية داخل تقرير عام عن "الخزانات التالفة".

عند التسليم: قم بإحصاء السياق ووصفه والحفاظ عليه

تطلب UPS Supply Chain Solutions من المستلمين إحصاء الشحنات وتسجيل الأضرار أو النقص المرئي في سجل التسليم والحفاظ على التغليف وحماية البضائع من الخسارة الإضافية. كما تربط تعليماتها أيضًا الإشعار بالشروط المعمول بها. هذه تعليمات خاصة بهذا المزود، وليست شروط تسليم كل خزانة بشكل تلقائي. قم بمراجعةإرشادات المطالبة الأصلية الخاصة بشركة UPSبجانب وثائق النقل الخاصة بك.

يضيف دليل الاستلام الخاص بخزانة Cabinet Joint تفاصيل عملية مفيدة: تصوير المنصات والطرود السائبة، والتقاط ملصقاتها، وتسوية عدد التسليم وفحص التغليف الخارجي. ينتمي تنسيق الملصق وتعليمات التفريغ الخاصة بالمنتج إلى نظام التسليم الخاص به؛ لا تطبقها على شحنة غير ذات صلة. انظر لهادليل الاستلام.

اكتب ملاحظة محددة بدلاً من الاستنتاج. الإدخال التوضيحي هو:"العبوة P18: الزاوية اليمنى مضغوطة بشكل واضح؛ الملصق مصور؛ المحتويات لم يتم فحصها بعد."وهذا أوضح من "خطأ المصنع" عندما لا يتم تحديد السبب. احتفظ بنسخة من مستند التسليم موضحًا بها التدوين الفعلي. لا توقع على بيان تعلم أنه غير دقيق.

إذا بدت الحمولة غير مستقرة أو غير آمنة للتعامل معها، فاحرص على إبقاء الأشخاص بعيدًا واتصل بمشغل التسليم. لا تتسلق أو تفكك كومة غير آمنة لمجرد الحصول على صور فوتوغرافية. يجب أن يتبع قبول أو رفض التسليم تعليمات الناقل والمورد الفعلية؛ لا توجد قاعدة عالمية "رفض الشحن التالف دائمًا" في هذا الدليل.

بعد التفريغ: حافظ على اتصال الكرتون بالجزء

استخدم تسلسل صور منفصلًا لكل عنصر متأثر: الحزمة بأكملها، والملصق القابل للقراءة، والحماية الداخلية، والمكون بالكامل، ولقطة مقربة للمشكلة. إذا كانت عملية التفريغ قد بدأت بالفعل، فقم بتسجيل ما تمت ملاحظته وما لم يعد متاحًا. لا تقم بإعادة بناء الأدلة المفقودة أو وصف حالة الطرد غير المرئية على أنها حقيقة.

أعط المشكلة مرجعًا ثابتًا، مثلالعدد D03 / المطبخ B07 / واجهة الدرج. يعد هذا نموذجًا لاتفاقية حفظ الملفات، وليس رمز تتبع VSME. استخدم نفس المرجع في أسماء ملفات الصور وورقة التناقضات والمراسلات. سجل ما إذا كان قد تم تجميع المكون أو قصه أو تركيبه أو تعديله منذ التسليم.

عندما يبدو أحد العناصر مفقودًا، تحقق من إدخالات قائمة التعبئة ذات الصلة والكرتون المرتبطة بها قبل استنتاج أنه لم يتم شحنها. اطلب من المورد تحديد موقع الحزمة المقصودة. إن العدد الكامل للمنصات وحده لا يثبت أنه تم العثور على كل مكون على حدة.

أنشئ ملف مراجعة، وليس مجرد رسالة مصورة

تدرج FedEx Freight الفواتير وتقديرات الإصلاح أو بيانات عدم الإصلاح وصور الشحن التالفة وقسائم التعبئة وأوامر الشراء بين المستندات التي قد تدعم مطالبة الشحن. كما يطلب من أصحاب المطالبات الاحتفاظ بالتغليف الأصلي أثناء عدم حل المطالبة. إنهصفحة المطالبة بالبضائعيصف عملية تلك الخدمة؛ لا ينبغي زرع قواعد الأهلية ولا الجداول الزمنية الخاصة بها في اتفاقية مبيعات VSME.

بالنسبة لملف مراجعة الخزانة، قم بتجميع مرجع الشحنة ومرجع الطلب وسجل التسليم وقائمة التعبئة والصور الفوتوغرافية لكل إصدار على حدة وجدول المكونات المتأثرة. أضف تاريخ إخطار كل طرف واستلام أي مرجع للحالة. احتفظ بالنسخ الأصلية واعمل على النسخ عند إضافة تسميات أو تعليقات توضيحية.

اسأل من يقوم بتنسيق مراجعة الموردين ومطالبة النقل وأي إشعار تأميني. إن الإقرار بالتقرير ليس اعترافًا بالمسؤولية أو موافقة على بديل. قبل التخلص من العبوة، أو البدء في إصلاح أو تثبيت المكون المتأثر، احصل على التعليمات ذات الصلة واحتفظ بالأدلة التي تتطلبها العملية الفعلية. عندما تكون هناك حاجة إلى اتخاذ إجراء لمنع المزيد من الضرر، قم بتوثيق الحالة واتصل بالأطراف المسؤولة للحصول على التوجيه.

أبقِ القرار منفصلاً عن الملاحظة الأولية

أضف قسمًا ثانيًا إلى ورقة التناقضات للحصول على النتيجة المتفق عليها: مزيد من الفحص، أو تحديد موقع عنصر معبأ بشكل منفصل، أو تقييم الإصلاح أو استبدال محدد على وجه التحديد. سجل من أكد ذلك، والأجزاء المضمنة، وما هي أعمال التسليم أو التثبيت التي لم يتم حلها بعد. اترك النقاط المتنازع عليها مرئية بدلاً من استبدال الملاحظة الأصلية بافتراض.

بالنسبة لطلب VSME،إرسال مراجع الطلب والشحن مع ملف التناقضللمراجعة الخاصة بالحالة. لا ينشئ هذا الدليل ضمانًا جديدًا أو سياسة استبدال مجانية. قبل الشحنة التالية، استخدمفحص خزانة ما قبل الشحنلتحسين السجلات التي سوف تصاحب البضاعة. الأوسعقائمة مرجعية للاستيراد في الولايات المتحدةيغطي المسؤوليات قبل المغادرة، بدلاً من مهمة الأدلة في مرحلة التسليم.

إرشادات المشتري الأصلية من VSMEHOME. تمت مراجعة صفحات الموفر في 5 سبتمبر 2026. الأمثلة افتراضية، والمصطلحات الخاصة بالشحنة تحكم عملية الإخطار والمطالبة الفعلية.